Vorstellungsgespräche beim Unternehmen vor Ort mit Kaffee und Händeschütteln – das gehört mindestens seit der Pandemie der Vergangenheit an. Der Bewerbungsprozess befindet sich im Zuge der Digitalisierung schon seit Jahren in einem tiefgreifenden Wandel. Kommunikation via E-Mail und Online-Bewerbungen über Formulare sind heute allgemein verbreitet. Seit der Pandemie sind persönliche Bewerbungsgespräche eher die Ausnahme als die Regel.

Wie der Bewerbungsprozess im digitalen Zeitalter funktioniert und wie du diese neuen Möglichkeiten für dich und dein Unternehmen nutzen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.

Online-Bewerbungsprozesse: Die klassische Bewerbungsmappe hat ausgedient

Kannst du dich noch an die Zeit erinnern, als Bewerbungen fast ausschließlich auf Papier und in schicken Mappen mit der Post verschickt wurden? Die Kosten dafür waren zum Teil so hoch, dass Personaler:innen die Bewerbungsmappen an die abgelehnten Bewerber:innen zurückgeschickt haben, damit sie diese nochmals verwenden können. Diese teilweise aufwendig gestalteten Mappen hatten neben dem Kostenfaktor aber noch viel mehr eindeutige Nachteile: schlechte Druck- und Papierqualität, Flecken oder Knicke konnten selbst für hoch qualifizierte Kandidat:innen ein Ausschlusskriterium darstellen. Die Mappe landete dann neben zig anderen ohne weitere Sichtung auf dem Stapel derer, die bereits aus dem Bewerbungsprozess aussortiert wurden.

Die meisten Unternehmen haben ihren Bewerbungsprozess mittlerweile mehr oder weniger stark digitalisiert. Das gängigste Tool im Zuge der Digitalisierung des Bewerbungsprozesses ist der Erstkontakt per E-Mail mit potenziellen Mitarbeiter:innen. Einige Firmen gehen noch einen Schritt weiter und schalten Fragebögen, Formulare oder Persönlichkeitstest im Prozess vor den ersten Mailkontakt.

Das „persönliche“ Kennenlernen: Digitale Vorstellungsgespräche via Zoom & Co

Die Pandemie hat bewiesen, dass es durchaus möglich ist, Teammeetings, Projektbesprechungen, Kaffee-Dates, aber eben auch Vorstellungsgespräch mit potenziellen Mitarbeiter:innen via Zoom, Teams, Skype und Co. durchzuführen. Ein positiver Nebeneffekt dieser virtuellen Erstgespräche ist, dass Ressourcen gespart werden. Der Bewerber bzw. die Bewerberin spart sich die Anfahrt zum potenziellen Arbeitgeber und das Unternehmen muss keine geeigneten Räumlichkeiten für solche Anlässe zur Verfügung stellen.

Für die Vorauswahl von Kandidat:innen ist das virtuelle Kennenlernen also für beide Seiten von Vorteil. Je nachdem, wie die Zusammenarbeit zukünftig aussehen soll, ist es sinnvoll, im zweiten Schritt einen persönlichen Gesprächstermin zu vereinbaren. Doch gerade in digitalen Berufen ist es mittlerweile weit verbreitet, dass Teams bundesweit oder sogar weltweit vollkommen remote miteinander arbeiten. Wozu dann also den Bewerbungsprozess nicht genauso remote gestalten?

Der perfekte Ablauf: So könnte ein digitaler Bewerbungsprozess aussehen

Die Möglichkeiten zur Optimierung des Bewerbungsprozesses im Zuge der Digitalisierung sind vielseitig. Je nachdem wie groß das Unternehmen ist und um welche Stelle es sich handelt, eignen sich verschiedene Möglichkeiten. Um dir einen kurzen Einblick in die Möglichkeiten zu geben, stellen wir dir einen beispielhaften Ablauf eines digitalisierten Bewerbungsprozesses vor:

Schritt 1: Digitales Bewerbungsformular

Das digitale Bewerbungsformular wurde einmalig vom Unternehmen erstellt und nun auf der Unternehmenswebsite und in den sozialen Medien verlinkt. Interessierte Bewerber:innen können sich durch das Formular klicken, Fragen beantworten und ihre persönlichen Bewerbungsunterlagen anhängen und mit übermitteln.

Schritt 2: Erste Vorauswahl

Mittels künstlicher Intelligenz oder eines HR-Mitarbeiters (je nachdem, wie viele Bewerbungen erwartet werden und wie groß das Unternehmen ist, können beide Optionen Sinn ergeben), wird eine erste Vorauswahl getroffen.

Schritt 3: Erstes virtuelles Kennenlernen

Das erste Vorstellungsgespräch muss nicht direkt mit der Führungskraft oder der Unternehmensleitung geführt werden. Es ist auch üblich, ein Teammitglied das Gespräch führen zu lassen. Besonders in Unternehmen mit kleinen Teams, die sehr eng zusammenarbeiten, ergibt dies Sinn, um einschätzen zu können, ob die Person ins Team passt.

Schritt 4: Zweite Vorauswahl

Wenn das erste Gespräch überzeugend war, geht es für die Bewerberin bzw. den Bewerber in die nächste und vorletzte Runde.

Schritt 5: (Virtuelles) Kennenlernen mit der Geschäftsführung

Im zweiten Kennenlernen spricht die Geschäftsführung mit den Bewerber:innen. Je nachdem, wie der Bewerber bzw. die Bewerberin später im Unternehmen arbeitet (vor Ort oder remote) kann dieses Gespräch erneut virtuell stattfinden oder diesmal vor Ort beim Unternehmen.

Schritt 6: Entscheidung

Im letzten Schritt wird entschieden, welcher Kandidat bzw. welche Kandidatin für die Stelle eingesetzt wird.

Tipps für einen reibungslosen Online-Bewerbungsprozess – Darauf achten Bewerber:innen

Die Jobplattform Stepstone und der BPM (Bundesverband der Personalmanager) haben in einer Untersuchung die Rolle der Bewerber:innen bei digitalen Bewerbungsprozessen untersucht. Ganze 82 Prozent der Befragten stehen der Digitalisierung in diesem Bereich offen gegenüber. Mehr als jeder Zweite hat bereits gute oder sehr gute Erfahrung mit einem digitalen Bewerbungsprozess gemacht.

Neun von zehn der Befragten bevorzugen digitale Bewerbungsprozesse vor allem dann, wenn sie für Schnelligkeit und Effizienz sorgen. Im Allgemeinen legen Bewerber:innen sehr viel Wert auf eine schnelle Abwicklung und Feedback zu ihren Unterlagen. Dies passt auch zum Stimmungsbild früherer Umfragen: dort beklagten Bewerber:innen immer wieder, dass sie zu ihrer Bewerbung gar kein Feedback erhalten haben oder erst sehr spät Rückmeldung vom Unternehmen bekamen. Ab dem Zeitpunkt des ersten Vorstellungsgespräches wünschen sich Bewerber:innen den persönlichen Austausch mit dem Unternehmen.

Fazit digitaler Bewerbungsprozess

Die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses bringt für beide Seiten einige Vorteile mit sich. Jobsuchende können sich beispielsweise durch Videochats lange Anfahrten sparen und das Unternehmen braucht keine speziellen Räumlichkeiten, um Bewerber:innen zu empfangen. Doch so fortschrittlich die neuen Möglichkeiten auch sind – in bestimmten Berufsgruppen wird das persönliche Kennenlernen nicht ersetzt werden können. Dafür können die vorhergehenden Schritte im Prozess digitalisiert werden.

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