Trends und Entwicklung im HR: Warum KI auch im HR-Sektor an Relevanz gewinnt und welche Trends sich zusätzlich entwickeln

Ein Gespräch mit Linh Grethe, People & Culture Lead bei zapliance und Founder des Human Relations Collective

In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt aufgrund des technologischen Wandels rasant verändert. Unternehmen müssen sich daher fortlaufend anpassen und flexiblere Strukturen und Prozesse entwickeln. Diese Anforderungen wirken sich auch erheblich auf das Personalwesen aus. 

Wir hatten die Möglichkeit diese Entwicklungen mit Linh Grethe, People & Culture Lead bei zapliance und Gründerin des Human Relations Collective, zu erforschen. Dabei diskutierten wir, wie sich das Personalwesen in der Vergangenheit entwickelt hat und welche Entwicklungen in der Zukunft zu erwarten sind. Außerdem ging es um die Rolle, die Künstliche Intelligenz (KI) im Personalwesen spielt, unterschiedliche Möglichkeiten der Mitarbeiterentwicklung und aufstrebende Trends sowie Wege.

Hallo Linh, es freut mich sehr, dass wir heute die Gelegenheit haben, miteinander zu sprechen. Würdest du dich kurz vorstellen?

Mein Name ist Linh, und ich arbeite seit fast drei Jahren bei der zapliance GmbH, einem Softwareunternehmen hier in Hamburg, das sich stark im Bereich der künstlichen Intelligenz engagiert. Ursprünglich komme ich aus dem Marketingbereich und habe dort eine lange Zeit gearbeitet. Doch ich hatte das Gefühl, dass etwas fehlte und entschied mich für einen beruflichen Wechsel. Zuerst wechselte ich in den Vertrieb, in der Annahme, dass Marketing und Vertrieb gut zusammenpassen würden, stellte jedoch schnell fest, dass dieser Bereich nicht passend für mich war. 

Zufällig geriet ich in die Welt des Personalwesens und arbeitete fast drei Jahre im Recruiting für Kunden aus verschiedenen Branchen. Das machte mir definitiv Spaß und führte mich dazu, mich intensiver mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Ich entdeckte, dass es noch viele andere spannende Themen außerhalb meines bisherigen Wissensbereichs gab. So kam ich schließlich auch zufällig zu meiner jetzigen Position, denn damals gab es in unserem Unternehmen noch keinen festen Bereich für dieses Thema. 

Seitdem arbeite ich nun fast drei Jahre daran, diesen Bereich bei uns aufzubauen. Dies passt gut zu meinem beruflichen Werdegang. Nebenbei habe ich vor etwa einem halben Jahr eine Community gegründet, da ich das Bedürfnis hatte, mich mit anderen aus dem Personalwesen auszutauschen. Ich hatte keine passenden Vereine oder Gruppen gefunden, also beschloss ich, selbst etwas zu initiieren. Ich war gespannt, was passieren würde, und seitdem hat sich einiges entwickelt.
 

Was hat dich dazu bewegt, den Schritt in eine generalistischere HR-Rolle zu gehen?

Zum einen habe ich erkannt, wie facettenreich das Personalwesen sein kann, und in mir ist der Wunsch gewachsen, mich mit diesen Themen und Aufgaben auseinanderzusetzen. Zum anderen habe ich festgestellt, dass in der Dienstleistungsbranche, in der ich tätig war, die Arbeit stark auf die Bedürfnisse der Menschen ausgerichtet sein sollte. Dies lag mir besonders am Herzen, da Fairness zu meinen grundlegenden Werten zählt.  

Ich habe beobachtet, dass die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter:innen dort nicht optimal waren, und mir wurde bewusst, dass ich eine Rolle dabei spielen könnte, dies zu verbessern. Bedauerlicherweise konnte ich in meiner damaligen Position nicht viel in diesem Bereich bewirken. Daher war dies einer der Hauptgründe, weshalb ich mich entschlossen habe, mich intensiver mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Mein Ziel war es, den Mitarbeiter:innen ein Umfeld zu bieten, in dem sie sich wohlfühlen, ihre Potenziale entfalten können und produktiv arbeiten können. 

 

Am Anfang hast du dich vor allem mit grundlegenden Aufgaben beschäftigt, wie dem Aufbau der HR-Abteilung und der Überarbeitung des Recruiting-Prozesses. Wie hat sich die HR-Arbeit bei zapliance seitdem entwickelt?

Am Anfang bestanden meine Aufgaben hauptsächlich aus administrativen Tätigkeiten, da es zu dieser Zeit keine klare Struktur gab. Ich begann damit, ein Organigramm zu erstellen und Jobbezeichnungen einzuführen. Es gab damals keine Führungskräfte oder Teams, und es dauerte etwa ein Jahr, um diese Strukturen aufzubauen. 

Nach einer Weile erkannte ich, dass die Verwaltungsaufgaben nicht unbedingt meinen Stärken entsprachen. Daher überlegte ich, wie ich diese Aufgaben effizient auslagern könnte. Ich beschloss, die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister auszulagern. Auf diese Weise konnte ich mich auf andere Aufgabe konzentrieren. Für die Pflege der Mitarbeiterdaten führte ich einen Service ein, bei dem die Mitarbeitenden ihre Daten eigenverantwortlich pflegen können. Dies automatisierte viele Abläufe, einschließlich der Urlaubsanträge und Krankheitsmeldungen. Dadurch reduzierte sich der administrative Aufwand erheblich. 

Mittlerweile konzentriere ich mich stärker auf strategische Aspekte, da die organisatorische Struktur etabliert ist. Mein Hauptaugenmerk liegt darauf, wie wir das Unternehmen vorantreiben können. Ein wichtiger Schwerpunkt in diesem Jahr ist die Entwicklung und Weiterbildung unserer Mitarbeitenden. Wir sind ein kleineres Unternehmen, dadurch legen wir einen größeren Wert darauf unser Team zu halten, anstatt regelmäßig neue Mitarbeiter einzustellen. Wir glauben daran, dass die Mitarbeitenden ihr volles Potenzial entfalten können, wenn sie ihre Stärken und Vorlieben besser verstehen. Unser Ziel ist es, jedem Individuum die Möglichkeit zu geben, sich neu zu entdecken und herauszufinden, was sie glücklich macht. Unser Fokus liegt also auf der persönlichen Entwicklung und dem Wohl unserer Mitarbeiter:innen – das ist unser Hauptaugenmerk im Bereich Human Resources. 

 

Du setzt dich intensiv mit der Entwicklung und Wahrnehmung von Human Resources auseinander und hast in diesem Zusammenhang den Human Relations Collective gegründet, um den Verantwortlichen in der HR-Branche einen Austausch zu ermöglichen. Welche Vorteile und Chancen siehst du in einem solchen Netzwerk und wie profitieren die Mitglieder voneinander?

Ich sehe den einzigartigen Mehrwert, den USP unserer Community darin, dass sie uns die Möglichkeit bietet, uns mit Gleichgesinnten auszutauschen. Ebenso betone ich gerne den kollektiven Wissenstransfer, der in unserer Gemeinschaft stattfindet. Durch diese Gemeinschaft lernen wir nicht nur neue Leute kennen, sondern diese teilen auch unsere berufliche Rolle und die damit verbundenen Herausforderungen. Dies schafft ein Gefühl des Verständnisses und eine sichere Umgebung, in der wir uns austauschen können. Es ist großartig zu wissen, dass wir immer auf diese Community zurückgreifen können, um Fragen zu stellen oder Erfahrungen zu teilen. 

Ein weiterer wertvoller Aspekt ist das kollektive Lernen, das in unserer Gemeinschaft stattfindet. Jeden Tag werden Fragen gestellt, sei es zu beruflichen Angelegenheiten oder anderen Themen. Wenn beispielsweise jemand Informationen zur A1-Bescheinigung für eine Dienstreise nach Amsterdam benötigt, kann man einfach die Frage in unserer Community stellen und innerhalb kürzester Zeit erhält man zehn hilfreiche Antworten von Personen, die ähnliche Erfahrungen gemacht haben. Dies schafft Vertrauen, da man weiß, dass die Ratschläge von Personen stammen, die in ähnlichen beruflichen Positionen tätig sind. 

Ich glaube, der wahre Wert dieser Community besteht darin, uns zu inspirieren und unsere Fähigkeiten weiterzuentwickeln, während wir gleichzeitig tiefere zwischenmenschliche Beziehungen aufbauen. Ich persönlich schätze tiefe und authentische Verbindungen viel mehr als oberflächliche Netzwerke. Daher ermutige ich Mitglieder unserer Community dazu, sich vorzustellen und mehr über die Geschichten hinter den Profilen der anderen Mitglieder zu erfahren. Dies schafft eine persönlichere Atmosphäre und fördert das gegenseitige Verständnis. 

Ich glaube, dass wir im Bereich des Personalwesens oft in einer Art von Silodenken feststecken. Durch die Schaffung von Communities zwingen wir die Menschen gewissermaßen, aus ihrer Komfortzone herauszukommen, sich mit anderen auszutauschen und über den Tellerrand zu schauen. Wir können so neue Inspirationen von Personen in anderen Unternehmen erhalten, was äußerst wertvoll ist. Deshalb ermutige ich die Leute, unabhängig davon, ob sie introvertiert oder extrovertiert sind, sich einer Community anzuschließen. Eine solche Gemeinschaft kann einen erheblich stärken. Stattdessen hat man Personen, die einen verstehen und unterstützen. Ich sehe darin nur Vorteile für uns. Wir sollten wirklich aktiver werden, in diese Gemeinschaft einzutauchen und uns wiederholt auszutauschen. 

 

Welches flächendeckende Bild von HR existiert, deiner Meinung nach, derzeit und mit welchen Themen und Herausforderungen sieht sich die HR-Branche aktuell vermehrt konfrontiert?

Aktuell lässt sich in gesamten HR-Branche eine erhebliche Transformation bemerken. Diese Veränderungen haben bereits vor einigen Jahren begonnen, aber meiner Meinung nach haben sie sich in den Jahren 2020 bis 2023 noch verstärkt. Die administrative Rolle, die wir im beruflichen Umfeld spielen, tritt zunehmend in den Hintergrund, und wir werden mehr als strategische Partner wahrgenommen, die befähigen und gestalten. Auch wenn meiner Meinung nach noch nicht genug getan wurde, ist es immerhin ein vielversprechender Anfang. Es erfreut mich aufrichtig, dass dieser Wandel tatsächlich spürbar ist. Natürlich stehen uns noch viele Herausforderungen bevor, mit denen wir uns auseinandersetzen müssen.  

Das Thema Künstliche Intelligenz (KI) ist derzeit in aller Munde, und ich bin fest davon überzeugt, dass wir uns zwangsläufig neue Kompetenzen aneignen müssen. Die Fähigkeit zur Anpassung und zum kontinuierlichen Lernen sind in diesem Kontext äußerst wichtig. Das bedeutet, dass wir uns ständig mit Technologien auseinandersetzen müssen, nicht nur im Bereich KI, sondern generell, um zeitgemäß und zukunftsfähig zu bleiben. Wenn wir dies vernachlässigen, sehe ich die Gefahr, dass wir früher oder später an Relevanz verlieren und überholt werden.  

Es entwickeln sich ständig neue Rollen, und ich denke, es ist wichtig, offen für neue Möglichkeiten zu sein. Manche mögen sagen, dass sie in ihrem aktuellen Aufgabenbereich oder in ihrer Tätigkeit als Sachbearbeiter bleiben möchten. Doch wenn sie sich nicht mit den neuen Chancen und Entwicklungen auseinandersetzen, besteht das Risiko, dass die Technologie ihre Arbeit schrittweise ersetzt. Leider ist das eine reale Gefahr.  

Zusätzlich entstehen immer wieder neue Berufsbilder, die sich von unserem bisherigen Profil unterscheiden. Persönlich finde ich, dass die Rolle eines Corporate Influencers ein gutes Beispiel für eine solche Doppelrolle ist. Auch wenn ich dies nebenbei mache, erkenne ich, dass es eine Vollzeitaufgabe sein kann. Es ist daher äußerst spannend zu beobachten, was die Zukunft noch bringen wird. Es scheint, als ob sich vermehrt spezialisierte Rollen entwickeln werden, sei es als KI-Experte, Corporate Influencer oder in anderen Bereichen. Ich denke, wir werden uns in Zukunft stärker auf bestimmte Aufgaben spezialisieren und weniger als Generalisten agieren. 

 

Du befindest dich erstmals in einer Führungsposition und leitest eine Dual-Studentin an. Angesichts des sich wandelnden Rollenbilds von HR, wie priorisierst du Themen, die für dein Unternehmen relevant sind und welche Kompetenzen und Themen möchtest du als Führungskraft im HR vermitteln?

Wir verwenden die OKR-Methode (Objectives and Key Results), eine Zielerreichungs-Methode. Sie unterteilt sich in Quartale, ähnlich wie Sprints, was uns dabei hilft, unsere Ziele effektiv zu verfolgen und Prioritäten zu setzen. In einem Quartal setzen wir uns drei Hauptziele, die wir in messbare Unterziele aufteilen. Zum Beispiel, wenn unser Ziel ist, dass 80 % der Mitarbeitenden ihre Kompetenzanalyse durchführen, dann ist es meine Aufgabe sicherzustellen, dass dies tatsächlich umgesetzt wird. Diese Ziele werden auf eine wöchentliche Ebene heruntergebrochen, um den Fortschritt im Blick zu behalten. 

Ich persönlich habe immer im Hinterkopf, dass diese Ziele nicht nur meine eigenen sind, sondern auch Teil der Unternehmensziele. Diesen Ansatz teile ich auch mit Marie, meiner dualen Studentin. Für mich ist sie nicht nur eine Studentin, sondern ein wichtiges Teammitglied. Ich verstehe, dass sie auch studieren muss, und gebe ihr den nötigen Raum dafür. Gleichzeitig hilft ihr diese Struktur, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, auch wenn sie nicht die gleiche Arbeitszeit wie ich hat. 

Ich sehe meine Rolle als Mentor, in der ich Marie unterstütze, ihren Weg zu finden und sicherzustellen, dass sie ihre Prioritäten richtig setzt. Wir arbeiten zusammen, um faire Ziele festzulegen, da es unrealistisch wäre zu erwarten, dass sie in 20 Stunden das Gleiche erreicht wie ich. Das Ziel ist, sie auf ihrem Weg zu begleiten und sicherzustellen, dass sie stets den Überblick behält und sich auf die richtigen Dinge konzentriert. 

 

Ein wesentlicher Aspekt von People & Culture ist die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. Welche Maßnahmen der Personalentwicklung hast du bei zapliance implementiert und welche haben sich als erfolgreich erwiesen?

Im Bereich Entwicklung ist uns bei unserem Unternehmen generell die fachliche Exzellenz ein zentraler Unternehmenswert. Wir haben dies bewusst „Fachliche Exzellenz“ genannt, da wir der Überzeugung sind, dass jeder in seinem Fachgebiet Experte werden kann. Um dieses Ziel zu erreichen, haben wir innovative Ansätze entwickelt. Wir sind der Meinung, dass Lernen intrinsisch motiviert sein sollte. Niemand kann zum Lernen gezwungen werden. Deshalb schicken wir niemanden einfach zufällig in eine Schulung oder ein Seminar, wenn sie oder er keine Lust dazu hat. 

Stattdessen bieten wir beispielsweise eine „Bücher Flatrate“ an. Wenn jemand Interesse an einem aktuellen Buch hat, können sie es über uns bestellen, da wir Bücher zu verschiedenen Themen gesammelt haben. Wir haben im Laufe der Jahre eine kleine Bibliothek aufgebaut, die von jedem genutzt werden kann. Zusätzlich dazu haben wir die „Brown Bag Sessions“ eingeführt, die in anderen Unternehmen als „Lunch and Learn“ bekannt sind. Diese Sessions finden während der Mittagspause statt und werden als Gelegenheit gesehen, gemeinsam als Team zu essen und sich über ein spezifisches Thema auszutauschen. Es wird über verschiedene Themen gesprochen, sei es in der Softwareentwicklung oder über neue interessante Features, die in unseren Projekten umgesetzt wurden. Dabei legen wir großen Wert darauf, die Themen verständlich und anschaulich zu präsentieren, sodass sie von jedem, unabhängig von seiner Fachrichtung, verstanden werden. 

Wir glauben, dass diese Sessions das Teamgefühl und die Zusammenarbeit stärken. Darüber hinaus verfügen wir über einen Team-Kanal im Microsoft Teams, in dem wir Links zu interessanten Events oder Blogartikels teilen. Dadurch bleiben unsere Mitarbeitenden stets auf dem Laufenden und haben die Möglichkeit, sich weiterzubilden, wenn sie Interesse daran haben. Unsere Philosophie basiert auf dem Konzept der „Learning Nuggets“ und „Baby Steps“ – kleine, leicht verdauliche Schritte beim Lernen, die den Prozess abwechslungsreich gestalten. 

Im Kontext von „New Work“ entstehen immer wieder neue Trends in der Zusammenarbeit. Welche HR-Trends verfolgst du und/oder unterstützt du und wie erkennt man, welche Trends kurzfristig sind und welche sich zu etablierten Modellen entwickeln werden? Warum könnte es sich lohnen auch kurzfristige Trends auszuprobieren?

In der vergangenen Woche wurde ein Trendbericht veröffentlicht, den ich mir näher angesehen habe. Darin haben Wissenschaftler:innen insgesamt elf Trends identifiziert. Einige dieser Trends fand ich besonders interessant, da sie sowohl kurzfristig als auch langfristig relevant erscheinen. Daraus habe ich drei Trends ausgewählt, die meiner Meinung nach eine herausragende Bedeutung haben und von denen ich überzeugt bin, dass sie sich bis 2024 weiterentwickeln werden. 

Der erste dieser Trends ist die Nutzung generativer künstlicher Intelligenz. Es ist offensichtlich, dass wir in dieser Hinsicht nicht mehr zurückgehen können. Diese Technologie wird immer mehr in unseren Arbeitsalltag integriert, und ich sehe darin eine bedeutende Veränderung. 

Ein weiterer interessanter Trend, den die Experten als „HR meets PR“ bezeichnet haben, betrifft die Verschmelzung von PR und Marketing. Dies bedeutet, dass wir als Kommunikationsprofis immer stärker nach außen gehen und uns nicht mehr nur auf interne Angelegenheiten beschränken werden. Dies ist zweifellos eine erhebliche Veränderung in unserer Branche. 

Der dritte wichtige Trend ist der Übergang von isolierten Arbeitsweisen hin zu lösungsorientiertem Denken. Viele von uns neigen immer noch dazu, in Silos zu arbeiten und weniger auf die Bedürfnisse unserer internen Kunden einzugehen. Wenn wir uns stärker auf beratende Tätigkeiten konzentrieren, müssen wir aus der reinen Dienstleistungsmentalität ausbrechen und uns stärker auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden einstellen. Dies sehe ich ebenfalls als einen wichtigen Trend für die Zukunft. 

Diese drei Trends werden zweifellos die kommenden Jahre maßgeblich beeinflussen. 

Auch kurzfristige Trends erfordern sorgfältige Überlegungen. Ich frage mich gerade, ob ich in der Vergangenheit kurzfristige Trends identifiziert und erfolgreich umgesetzt habe. Es sieht eher danach aus, dass ich stets aus einer Nachhaltigkeitsperspektive handle und den Markt kontinuierlich beobachte. Ich stelle mir die Frage, wann bestimmte Trends aufgetreten sind. Waren sie bereits vor zwei Jahren relevant, oder handelt es sich um eher vorübergehende Moden? Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass nicht alle Trends zu unserem Unternehmen passen. Daher muss man sich selbst die Frage stellen, ob ein Trend zu unserer Unternehmensphilosophie passt und ob wir ihn tatsächlich benötigen. Es ist nicht notwendig, jedem Trend bedingungslos zu folgen. Ein gutes Beispiel dafür ist Künstliche Intelligenz (KI), ein Megatrend, der für einige Unternehmen möglicherweise relevant ist, während andere Unternehmen sich zunächst dem Thema New Work widmen müssen.  

Als Unternehmer:in ist es entscheidend zu verstehen, welche Bedürfnisse unser Unternehmen hat und welche kulturellen Veränderungen erforderlich sind. Erst dann können wir entscheiden, ob es sinnvoll ist, einen bestimmten Trend zu verfolgen. 

 

zapliance ist seit 2019 Gründungsmitglied der Initiative „Artificial Intelligence Center e.V.“, die unter anderem den Zugang zu KI-Kompetenzen erleichtern möchte. Wo siehst du noch ungenutzte Chancen in der Verwendung von KI im HR-Bereich?

Ich sehe wirklich eine enorme Chance in der Anwendung von KI, insbesondere wenn es darum geht, administrative Aufgaben zu automatisieren. Das vereinfacht das Leben erheblich. Ich teste auch eine Vielzahl von Anwendungen und sehe zum Beispiel, wie KI uns in einfachen Dingen, die wir alle kennen, unterstützen kann. Das spart Zeit, insbesondere wenn wir von Anfang an betrachten, wie wir Stellen ausschreiben. Anstatt stundenlang zu überlegen, wie der Text ansprechend und SEO-optimiert sein kann, kann die KI uns dabei helfen und wir können unsere Zeit effizienter nutzen. Das steigert unsere Produktivität erheblich. 

Darüber hinaus bin ich derzeit dabei, ein Performance Management Tool zu testen, das KI einsetzt. Dieses Tool sammelt Daten aus den Interaktionen mit Mitarbeitenden und generiert Vorschläge für konstruktives Feedback. Dies ist hilfreich, da nicht alle Führungskräfte wissen, wie sie konstruktives Feedback geben können. Besonders für Neueinsteiger:innen oder Personen, die sich in der Kommunikation mit anderen noch verbessern möchten, bietet die KI eine wertvolle Unterstützung. 

Ein weiteres Beispiel ist das Aktive-Sourcing. Hier ist die KI in der Lage, Stellenanzeigen zu analysieren, den Standort und erforderliche Qualifikationen zu berücksichtigen und innerhalb von Sekunden passende Profile zu liefern. Dies ermöglicht eine effizientere Personalbeschaffung. 

Alle diese Anwendungen zeigen, wie KI das Leben erleichtern und die Produktivität steigern kann. Dadurch habe ich mehr Zeit für andere Aufgaben. Viele fragen mich, wie ich es schaffe, in nur 40 Stunden pro Woche so viel zu erledigen. Die Antwort ist einfach: Dank KI-Unterstützung verbringe ich nur noch zehn Minuten am Tag mit Aufgaben, die zuvor viel mehr Zeit in Anspruch genommen haben. 

 

Vielen Dank für deine Zeit und deinen Input, Linh!