Neue Mitarbeiter einstellen – Das kostet eine Neueinstellung und wann es Sinn macht eine externe Personalberatung zu beauftragen

Wenn ein Unternehmen wächst und dem bestehenden Team bzw. den Gründer:innen die Arbeit langsam aber sicher über den Kopf wächst, wird es Zeit, dass mit den Kund:innen auch das Team wächst. Der Teamaufbau bereitet vielen Unternehmer:innen Kopfzerbrechen, da die Kosten scheinbar undurchsichtig und hoch sind. Dabei musst du nur die richtigen Parameter kennen, um schnell und einfach kalkulieren zu können, ob sich Mitarbeiter:innen für das Unternehmen rechnen oder nicht.

Welche Parameter das sind, mit welchen Kosten du im Schnitt bei der Neueinstellung von Mitarbeiter:innen rechnen musst und wann es Sinn ergibt, eine externe Personalberatung zu beauftragen, erfährst du in diesem Beitrag.

Mitarbeiter einstellen: mit diesen Kosten musst du rechnen

Um die Kosten eines neuen Teammitglieds zu berechnen, sollten unter anderem folgende Positionen (Jahreswerte) berücksichtigt werden:

  • Bruttogehalt
  • Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen (ca. 21 % des Bruttogehalts)
  • Gesetzliche Unfallversicherung
  • Ggf. Weihnachts- und Urlaubsgeld
  • Aus- und Weiterbildungen
  • Lohnfortzahlungskosten (bei Urlaub und Krankheit)
  • Ggf. Fahrtkosten
  • Bewirtungskosten und Reisekosten bei Kundenterminen etc.
  • Indirekte Kosten, die den Arbeitsplatz betreffen: PC/Laptop, Büromöbel, Büromaterial, Betriebskosten, Firmenwagen, Büromiete sowie Nebenkosten

Beispiel:

Brutto-Monatsgehalt des Arbeitnehmers: 2.000 Euro

Kosten für den Arbeitgeber: mindestens 2.420 Euro (ausgehend von einem AG-Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen von 21 %)

Mitarbeiter einstellen: Wie viel sollte ein Mitarbeiter erwirtschaften?

Mitarbeiter:innen kosten Arbeitgebern viel Geld. Damit sich der Teamaufbau für das Unternehmen lohnt, wird eine Gegenleistung erwartet, welche die Personalkosten übersteigt. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin effektiv dazu beiträgt, dass das Unternehmen betriebswirtschaftlich erfolgreich ist und Gewinne erzielt.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Länge des Beschäftigungsverhältnisses. Mitarbeiter:innen sollen in der Regel längerfristig beschäftigt werden, damit sich die Zeit der Einarbeitung für das Unternehmen rentiert. Mitarbeiter:innen müssen in gewisser Weise stets eine Vorleistung erbringen, damit das Unternehmen sie auch in schlechten Zeiten wie etwa Krankheit oder andere Ausfälle weiterhin beschäftigen kann.

Der Nutzen von Mitarbeiter:innen variiert von Unternehmen zu Unternehmen und muss entsprechend individuell berechnet werden. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin etwas das 1,3 bis 1,5-Fache mehr einbringen sollte, als er oder sie dem Unternehmen kostet. Ist dies über einen längeren Zeitraum nicht der Fall, wird das Unternehmen durch die Beschäftigung Verluste einfahren.

Die Kosten einer Neueinstellung mit externer Personalberatung vs. ohne Personalberatung

Die Kosten einer Neueinstellung für Arbeitgeber:innen setzen sich aus mehreren Teilkosten zusammen. Die Höhe wird vor allem durch die Gestaltung des Einstellungsprozesses beeinflusst.

Bei externer Unterstützung können die Einstellungskosten bei etwa einem halben Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle liegen. Ohne Personalberatung liegen die Einstellungskosten bei etwa 30-35 Prozent des Jahresgehaltes. Da die Kosten in beiden Fällen nicht unbeachtlich sind, sollte die Vermeidung von Fluktuation bereits im Einstellungsprozess eine bedeutende Rolle spielen. Unternehmen sollten daher nicht am falschen Ende sparen.

Versteckte Kosten bei der Neueinstellung berücksichtigen

Viele Unternehmen lassen bei der Wahl, ob sie eine externe Personalberatung hinzuziehen wollen oder nicht, die versteckten Kosten bei einer Neueinstellung ungeachtet.

Die Kosten bei Neueinstellungen setzen sich aus verschiedenen Teilkosten zusammen. Zum einen gibt es unmittelbare ersichtliche Kosten, wie die Kosten einer Stellenanzeige oder das Drucken von Aushängen.

Auf der anderen Seite gibt es auch nicht unmittelbare ersichtliche Kosten. Diese entstehen zum Beispiel, wenn für die Übergabe eines Aufgabenbereichs zwei Mitarbeiter:innen für eine Stelle beschäftigt werden müssen. Für diesen Zeitraum der Übergabe werden beide Mitarbeiter:innen vergütet und somit ist ein Teil dieser Kosten dem Einstellungsprozess zuzuordnen.

Auch die Kosten der Einarbeitung zählen als versteckte Kosten der Neueinstellung. In einigen Fällen sind Mitarbeiter:innen zu Beginn noch nicht 100% produktiv, weil er oder sie noch nicht alle betrieblichen Zusammenhänge kennt und/oder sich in neue Software und Maschinen einarbeiten muss. Die Dauer der Einarbeitungszeit variiert je nach Komplexität des Aufgabengebietes. Diese Zusatzkosten können reduziert werden, indem die Einarbeitung frühzeitig und umfassend vorbereitet wird.

Interne Kosten der Neueinstellung

Interne Kosten, die bei einer Neueinstellung in der Regel anfallen, sind z.B. folgende:

  • Definition des Anforderungsprofils sowie der Gehaltsspanne der Bewerber:innen durch Personalabteilung (und Geschäftsführung)
  • Anzeige für Website und/oder externe Medien gestalten
  • Vorbereitung der Einstellungsgespräche: interne Bewerber:innen-Vorauswahl, Einladungen zum Vorstellungsgespräch versenden, Termine vereinbaren

Externe Kosten durch Personalberatung

Im Zuge eines Einstellungsprozesses entstehen auch externe Kosten. Stellenanzeigen müssen in Printmedien oder auf dafür geeigneten Jobportalen geschaltet werden. Gegebenenfalls sind dafür zusätzliche externe Dienstleister notwendig, z.B. zur grafischen Gestaltung der Anzeige, sodass die Kosten nicht selten im vierstelligen Bereich liegen.

Der Einstellungsprozess kann auch an eine Personalberatung ausgelagert werden. Wenn das Unternehmen zunächst nicht in den Vordergrund treten will, können Personalberater:innen Anzeigen auch in ihrem Namen schalten. Zusätzlich übernimmt die Personalberatung häufig die Vorauswahl der Kandidat:innen und stellt dem Unternehmen nur Bewerber:innen vor, die zur zu besetzenden Stelle passen und dem Anforderungsprofil sowie der Gehaltsvorgabe entsprechen.

Mit oder ohne externer Personalberatung neue Mitarbeiter:innen einstellen? 

Auch wenn die Kosten für eine externe Personalberatung auf den ersten Blick höher erscheinen, muss dies in Relation nicht unbedingt der Fall sein. Denn ohne Personalberatung müssen intern viel mehr zeitliche und somit auch finanzielle Ressourcen aufgewandt werden, um eine Stelle neu zu besetzen. Mit externer Unterstützung sparst du dir Zeit und Energie, da du nur passende Kandidat:innen vorgeschlagen bekommst. So müssen intern keine Bewerbungsunterlagen gecheckt werden, es finden deutlich weniger Bewerbungsgespräche statt und die zu besetzte Stelle ist womöglich schneller neu besetzt.

Zudem ist die Mitarbeiterbindung ein bedeutender Punkt im Hinblick auf die Kostenreduktion. Personalberater:innen legen daher großen Wert darauf, Kandidat:innen zu finden, die nicht nur dem Anforderungsprofil entsprechen, sondern sich auch gut ins Team und ins Unternehmen einfügen können.

Fazit neue Mitarbeiter einstellen

Eine Neueinstellung ist mit oder ohne externe Unterstützung mit verschiedenen Kosten verbunden. Die Höhe der Kosten wird dabei durch die Gestaltung des Einstellungsprozesses beeinflusst.

Unternehmen sollte die Kosten vorher abschätzen, eine Neueinstellung gut durchdenken und auch die versteckten Kosten berücksichtigen. Externe Unterstützung hinzuziehen ergibt dann Sinn, wenn interne Ressourcen geschont werden sollen und viel Wert darauf gelegt wird, nur vorselektierte Kandidat:innen zum Gespräch einzuladen.

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